DIGTALPOS.com, Bontang – Upaya memperkuat tata kelola pemerintahan yang transparan dan efisien terus dilakukan Pemerintah Kota Bontang. Salah satunya melalui kegiatan pemusnahan arsip yang dilaksanakan oleh Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kota Bontang, Jumat (24/10/2025).
Bertempat di Ruang Rapat BKPSDM Kota Bontang, Bontang Lestari, kegiatan ini turut dihadiri oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Bontang sebagai instansi pembina kearsipan di daerah. Dalam kegiatan itu, sebanyak 1.862 berkas arsip kepegawaian resmi dimusnahkan menggunakan mesin pencacah dokumen, sehingga informasi yang terkandung di dalamnya tidak lagi dapat dikenali maupun disalahgunakan.
Kepala DPK Kota Bontang, Retno Febriariyanti, menyampaikan bahwa pemusnahan arsip merupakan salah satu tahapan penting dalam proses penyusutan arsip sebagai bagian dari tata kelola kearsipan yang baik dan terukur. Langkah ini, kata dia, merupakan implementasi dari Peraturan Daerah Kota Bontang Nomor 7 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Kearsipan.
“Pemusnahan arsip dilakukan untuk mengurangi volume arsip agar pengelolaannya menjadi lebih efektif dan efisien. Namun, tidak semua arsip bisa dimusnahkan. Hanya arsip yang sudah melewati masa retensinya sesuai jadwal dalam peraturan wali kota,” jelas Retno.
Ia menambahkan, kegiatan ini bukan sekadar memusnahkan dokumen, tetapi juga menjadi indikator penting bahwa suatu Organisasi Perangkat Daerah (OPD) telah melakukan pembenahan dan pemilahan arsip secara menyeluruh.
“Kalau OPD sudah bisa melakukan pemusnahan, itu tandanya mereka sudah menata arsipnya dengan baik. Mereka tahu mana arsip yang masih bernilai guna, dan mana yang sudah habis masa retensinya,” imbuhnya.
Retno juga menegaskan bahwa pemusnahan arsip tidak boleh dilakukan sembarangan. Proses tersebut harus disertai berita acara pemusnahan dan daftar arsip yang dimusnahkan sebagai bukti administrasi resmi. Langkah ini penting untuk memastikan setiap proses berjalan sesuai aturan dan dapat dipertanggungjawabkan.
Lebih lanjut, ia menjelaskan bahwa DPK Kota Bontang setiap tahun melakukan audit kearsipan di seluruh OPD. Dari hasil audit itu, pelaksanaan pemusnahan arsip menjadi salah satu indikator penilaian dalam aspek pengelolaan arsip.
“Kalau OPD rutin melakukan pemusnahan sesuai ketentuan, tentu nilainya akan baik. Tapi kalau belum pernah melakukan, berarti masih ada pekerjaan rumah yang perlu dibenahi dalam manajemen arsipnya,” ujar Retno.
DPK pun terus mendorong agar seluruh OPD di lingkungan Pemkot Bontang memiliki kesadaran lebih tinggi terhadap pentingnya tertib arsip. Menurut Retno, pengelolaan arsip yang rapi bukan hanya soal administrasi, tetapi juga cerminan dari komitmen pemerintah daerah terhadap transparansi dan akuntabilitas publik.
“Tertib arsip itu wujud pemerintahan yang tertata, transparan, dan bertanggung jawab. Dengan arsip yang baik, keputusan dan pelayanan publik juga akan lebih cepat dan tepat sasaran,” pungkasnya. (Adv)
