DIGTALPOS.com, Bontang – Komitmen kuat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Bontang dalam memperkuat tata kelola kearsipan mulai membuahkan hasil manis. Dalam ajang Rapat Koordinasi Daerah (Rakorda) Perpustakaan dan Kearsipan se-Kalimantan Timur baru-baru ini, DPK Bontang berhasil meraih penghargaan sebagai Terbaik II Penyelenggaraan Kearsipan Tingkat Kabupaten/Kota se-Kaltim.
Penghargaan tersebut diberikan atas capaian pengelolaan arsip selama tahun 2024 yang dinilai mengalami peningkatan signifikan dibanding tahun sebelumnya. Penilaian dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur, berdasarkan dua aspek utama, yakni internal dan eksternal.
Kepala DPK Bontang, Retno Febriaryanti, mengungkapkan rasa syukur atas pencapaian ini. Menurutnya, keberhasilan ini merupakan hasil kerja keras dan perbaikan masif yang dilakukan pihaknya, mulai dari pembangunan Depo Arsip, penyusutan arsip, hingga peningkatan kapasitas SDM pengelola arsip.
“Ini merupakan hasil dari penilaian tahun lalu. Saat ini kami terus melakukan pembenahan. Harapannya, pada penilaian berikutnya untuk data tahun 2025, DPK Bontang bisa meraih posisi terbaik satu,”ucap Retno kepada media ini, Rabu (9/7/2025).
Retno menjelaskan bahwa penilaian dilakukan secara menyeluruh terhadap dua aspek. Aspek internal mencakup pembinaan dan pemantauan terhadap seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemkot Bontang. Sedangkan aspek eksternal menilai langsung kualitas Lembaga Kearsipan Daerah (LKD), termasuk keberadaan dan pengelolaan Depo Arsip, penyusutan serta pemusnahan arsip, serta pengelolaan arsip statis.
“Penilaian LKD menyumbang 40 persen dari total nilai, sementara 60 persen lainnya berasal dari kinerja OPD. OPD dinilai dari aspek pembinaan, kualitas SDM, sarana dan prasarana, serta tata kelola arsip yang tertib sesuai SOP,” tambahnya.
Keberadaan Depo Arsip yang telah dibangun tahun ini menjadi nilai tambah penting bagi DPK Bontang. Tahun sebelumnya, fasilitas ini belum tersedia sehingga menjadi tantangan tersendiri dalam pengelolaan arsip.
Retno menegaskan bahwa pengelolaan arsip bukan sekadar kewajiban administratif, tetapi juga mencerminkan tingkat akuntabilitas dan transparansi lembaga pemerintahan.
Untuk itu, ke depan, DPK Bontang menargetkan transformasi pengelolaan arsip melalui sistem digitalisasi. Sistem ini diharapkan akan meningkatkan efisiensi, keamanan, dan kemudahan akses terhadap dokumen penting daerah.
“Kami ingin sistem arsip ke depan lebih modern, berbasis digital. Ini adalah bagian dari upaya mewujudkan pemerintahan yang tertib, profesional, dan mudah dalam pelayanan publik,” jelasnya.
Penilaian berikutnya akan dilakukan pada akhir tahun 2025, dengan penghargaan yang dijadwalkan diumumkan pada tahun 2026. Retno menyatakan keyakinannya bahwa dengan pembenahan yang terus dilakukan, DPK Bontang dapat naik ke posisi Terbaik I di Kalimantan Timur.
“Harapan kami, DPK Bontang bisa jadi yang terbaik dalam pengelolaan arsip se-Kaltim. Tahun ini kami sudah punya Depo Arsip, dan ke depan kami akan terus perkuat sistem dan SDM,” pungkasnya.
Capaian ini menjadi bukti bahwa tata kelola kearsipan yang baik bukan hanya mendukung efisiensi birokrasi, tetapi juga menjadi fondasi penting dalam membangun pemerintahan daerah yang bersih, tertib, dan berorientasi pada pelayanan prima. (*)
