DIGTALPOS.com, Samarinda, Kalimantan Timur – Kepala Bidang Prestasi Olahraga Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur, Rasman Rading, menekankan pentingnya proses pemusnahan arsip di lingkungan dinas pemerintahan.
Ia menyatakan bahwa pemusnahan dokumen arsip yang tidak lagi diperlukan adalah langkah yang penting untuk meringankan beban administrasi setiap dinas. Hal ini dianggap perlu agar arsip fisik yang sudah tidak relevan tidak menumpuk dan menjadi penghalang bagi efisiensi kerja.
“Pemusnahan arsip memang diperlukan. Daripada menumpuk, dokumen-dokumen ini bisa menjadi beban bagi masing-masing dinas. Namun, pemusnahan harus dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku,” ujar Rasman saat ditemui, Selasa (5/11/2024).
Ia juga menggarisbawahi bahwa di era digitalisasi saat ini, pengelolaan arsip secara digital sangat penting. Arsip yang disimpan secara fisik harus diperkuat dengan sistem digitalisasi agar data yang penting tidak hilang begitu saja, terutama ketika diperlukan dalam proses hukum atau administrasi.
Rasman mencontohkan bagaimana dokumen tertentu bisa memiliki nilai yang sangat tinggi dalam situasi tertentu.
“Digitalisasi arsip itu penting, karena dokumen bisa sangat mahal harganya ketika dibutuhkan, terutama terkait dengan kasus hukum. Oleh karena itu, semua yang bekerja di pemerintahan wajib menyimpan arsip secara digital,” jelasnya.
Namun, Rasman mengakui bahwa hingga saat ini belum semua dokumen Dispora dari periode sebelumnya terdigitalisasi. Beberapa arsip dari tahun 2005 hingga 2011, menurutnya, masih berupa dokumen fisik yang belum diubah menjadi format digital.
“Ini memang dokumen dari tahun 2005 hingga 2011, di masa itu belum ada digitalisasi. Tapi data-data fisiknya masih ada dalam arsip kita,” tambahnya.
Terkait dengan proses pemusnahan arsip, Rasman menyebut bahwa pertimbangan yang dilakukan sangat matang.
Arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang sudah tidak diperlukan lagi dan tidak memiliki nilai penting bagi keperluan administrasi ataupun hukum di masa mendatang.
“Pasti ada pertimbangan dalam penghancuran arsip. Sesuatu yang sudah tidak diperlukan, untuk apa disimpan terus? Itu hanya akan menjadi beban bagi kami. Biasanya, arsip yang disimpan minimal selama 10 tahun, baru setelah itu bisa dimusnahkan jika memang sudah tidak diperlukan,” jelas Rasman.
Seiring dengan proses digitalisasi yang terus berjalan, Rasman yakin bahwa pemusnahan arsip yang dilakukan Dispora Kalimantan Timur sudah sesuai dengan aturan yang ada dan dokumen-dokumen penting tetap akan terjaga melalui format digital. Digitalisasi arsip juga dianggap sebagai salah satu langkah efektif untuk mengurangi risiko kehilangan data serta mempermudah akses di masa mendatang.
“Dengan digitalisasi, akses terhadap arsip akan lebih mudah dan aman, jadi tidak perlu khawatir kehilangan dokumen penting,” pungkasnya.
Pemusnahan arsip ini merupakan bagian dari upaya Dispora untuk terus berbenah dan meningkatkan efisiensi kerja, sejalan dengan perkembangan teknologi informasi di era digital. (Adv)
