DIGTALPOS.com, Tenggarong – Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara (Pemkab Kukar) terus memperkuat sistem tata kelola pemerintahan melalui manajemen arsip yang profesional dan akuntabel. Salah satu langkah nyatanya diwujudkan dengan penyelenggaraan Rapat Penilaian Arsip Usul Musnah 2025, yang digelar di Ruang Rapat Aji Imbut, Lantai III Kantor Bupati Kukar, Tenggarong, Rabu (18/06/2025).
Acara ini dibuka secara resmi oleh Asisten III Bidang Administrasi Umum Sekretariat Daerah Kukar, Dafip Haryanto, yang menegaskan pentingnya pengelolaan arsip sebagai bagian integral dari reformasi birokrasi.
Ia menyebut arsip bukan sekadar kumpulan dokumen, tetapi juga aset strategis yang memiliki nilai hukum, sejarah, serta menjadi rujukan penting dalam pengambilan keputusan dan evaluasi kinerja organisasi.
Rapat ini diselenggarakan oleh Unit Pengelola Layanan Operasional dan Pengelola Data Bagian Umum Setkab Kukar, dan diikuti oleh seluruh anggota Unit Kearsipan (UK) Setda Kukar serta perwakilan dari Unit Pengolah Pencipta Arsip (UPPA) dari 12 bagian yang ada. Turut hadir dua narasumber dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kukar, yakni Varia Fadillah, Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip, serta Siti Noergaimah, Arsiparis Ahli Muda.
Dalam sambutannya, Dafip Haryanto menegaskan bahwa pengelolaan arsip yang baik adalah bagian dari upaya mewujudkan pemerintahan yang bersih, efisien, dan bertanggung jawab. Ia mendorong seluruh unit kerja untuk memperhatikan tata kelola kearsipan secara serius, serta tidak menolerir adanya kelalaian administratif. Bahkan, ia mengingatkan bahwa pengabaian terhadap pengelolaan arsip bisa dikenai sanksi tegas sesuai Peraturan Daerah Kukar Nomor 02 Tahun 2023 tentang Penyelenggaraan Kearsipan, mulai dari teguran tertulis hingga penurunan pangkat.
“Setiap bagian harus aktif dan tertib dalam menyampaikan laporan kegiatan kearsipan. Ini bukan hanya soal administrasi, tapi juga wujud komitmen kita terhadap akuntabilitas publik,” tegas Dafip.
Sementara itu, Varia Fadillah memaparkan bahwa proses penilaian arsip untuk dimusnahkan bertujuan untuk mengurangi beban penyimpanan, menyederhanakan pencarian informasi, dan meningkatkan efisiensi ruang kerja. Ia menjelaskan bahwa hanya arsip yang telah melewati masa retensinya dan dinilai tidak memiliki nilai guna administrasi, hukum, keuangan, ataupun historis, yang layak untuk dimusnahkan.
“Prosedur ini merujuk pada Pasal 5 Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2012. Arsip yang dimusnahkan harus melalui proses verifikasi ketat dan ditetapkan melalui Berita Acara serta Keputusan Kepala Daerah,” jelasnya.
Selain soal pemusnahan arsip, rapat ini juga membahas pentingnya penyerahan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). Varia menambahkan, LKD berperan vital dalam menjamin pelestarian arsip-arsip penting yang memiliki nilai sejarah dan kelembagaan. “Kami menyediakan layanan seperti alih media, penyusunan pedoman teknis, dan penataan sistem klasifikasi arsip untuk mendukung transformasi pengelolaan arsip yang lebih modern,” ujarnya.
Rapat Penilaian Arsip Usul Musnah 2025 ini menjadi bukti keseriusan Pemkab Kukar dalam membangun budaya kerja yang berorientasi pada transparansi, efisiensi, dan pertanggungjawaban. Upaya ini juga sejalan dengan semangat digitalisasi birokrasi dan penguatan tata kelola kelembagaan yang digalakkan di berbagai lini pemerintahan.
Dengan evaluasi dan pengelolaan arsip yang lebih tertib dan sistematis, Pemkab Kukar berharap dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik sekaligus memperkuat basis data yang kredibel untuk mendukung kebijakan strategis di masa mendatang. (Adv)
