DIGITALPOS.com, Samarinda, Kalimantan Timur – Pengelolaan arsip yang baik menjadi kunci penting dalam menyelamatkan memori kolektif dan jejak akuntabilitas pemerintahan. Langkah ini diperkuat dengan Bimbingan Teknis (Bimtek) Akuisisi Arsip yang diselenggarakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Bontang pada 23-24 Oktober 2024, di Grand Verona, Samarinda.
Dalam acara yang dihadiri oleh berbagai pemangku kepentingan ini, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Bontang, Retno Febriaryanti, menegaskan pentingnya proses akuisisi arsip dalam transisi dari pengelolaan arsip dinamis ke arsip statis. “Akuisisi arsip ini bukan sekadar memindahkan tanggung jawab dari pencipta arsip ke Arsip Daerah, tetapi juga memastikan bahwa arsip yang berharga terjaga dengan baik,” ujar Retno, dalam sambutannya.
Lewat Akselerasi Arsip Bontang, DPK membantu mempercepat pengelolaan arsip di setiap OPD. Nantinya, lanjut Retno, akan diberikan waktu pengelolaan dan penyelamatan arsip statis ke arsip daerah.
Lebih lanjut, Retno juga menjelaskan bahwa tujuan utama dari akuisisi arsip statis di lingkungan Pemerintah Kota Bontang adalah untuk menambah khasanah arsip yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Pasalnya arsip tersebut tidak hanya merekam jejak kegiatan dan keputusan, tetapi juga berfungsi sebagai bukti otentik proses pengambilan keputusan yang sesuai dengan prinsip dan standar kearsipan.
Untuk memudahkan akuisisi arsip, diperlukan pengelolaan arsip dinamis yang baik sejak masa aktifnya. Jadwal retensi arsip menjadi panduan apakah arsip tersebut perlu dimusnahkan atau disimpan secara permanen. Proses akuisisi harus dilakukan secara berkelanjutan untuk memastikan arsip yang autentik dan terpercaya terus bertambah.
Kegiatan Bimtek ini merupakan wujud nyata dari komitmen DPK Bontang untuk menyelamatkan memori kolektif bangsa serta rekam jejak akuntabilitas pemerintahan dan pembangunan Kota Bontang. Arsip yang terkelola dengan baik nantinya dapat dimanfaatkan untuk kepentingan publik, ilmu pengetahuan, dan kesejahteraan masyarakat.
“Saya berharap setiap peserta dapat memperkaya pengetahuan dan pengalaman dalam mengelola arsip dengan lebih baik. Mari kita terus bekerja sama dan berkomitmen mengembangkan sistem kearsipan yang modern, efisien, dan terpercaya,” kata Retno.
Ia juga mengapresiasi dedikasi seluruh pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bontang, serta mengucapkan terima kasih kepada narasumber dan seluruh tim pelaksana kegiatan. “Kepada para undangan dan peserta yang telah meluangkan waktu untuk hadir, saya ucapkan terima kasih. Semoga ilmu yang diperoleh dapat bermanfaat dan diterapkan di instansi masing-masing,” tambahnya.
Dengan semangat kebersamaan dan keseriusan, pengelolaan kearsipan di Pemerintah Kota Bontang diharapkan akan semakin baik dan tujuan yang diinginkan dapat tercapai. (*)
